Extra voorzorgsmaatregelen in verband met het coronavirus (COVID-19)

Extra voorzorgsmaatregelen in verband met het coronavirus (COVID-19)

Naar aanleiding van de laatste ontwikkelingen rondom het coronavirus (COVID-19) hebben wij onze voorzorgsmaatregelen aangescherpt. Dit doen wij mede om zowel uw gezondheid als die van onze medewerkers zoveel mogelijk te waarborgen. Wij nemen hierbij alle richtlijnen van het RIVM in acht.

Extra voorzorgsmaatregelen

  • U bent tijdens de reguliere openingstijden op afspraak welkom op ons kantoor. Meld u wel altijd vooraf aan via ons telefoonnummer 085 130 42 90.
  • Kom indien mogelijk alleen, doch met maximaal 2 personen tegelijk.
  • Het maximaal aantal bezoekers in de ontvangstruimte is vastgesteld op 4 personen.
  • Houd tenminste 1,5 meter afstand van elkaar.
  • Maak bij binnenkomst uw handen schoon aan de hygiënezuil.
  • We schudden geen handen.
  • Bij lichte klachten of vermoedens van ziekte verzoeken wij u ons kantoor niet te bezoeken.
  • Volg altijd strikt de instructies en/of aanwijzingen van onze medewerkers op.

Mocht u vragen hebben, neem dan gerust per mail of telefoon contact met ons op.

INCASSO, IEDEREEN KENT HET… MAAR WAT HOUDT HET PRECIES IN?

INCASSO, IEDEREEN KENT HET… MAAR WAT HOUDT HET PRECIES IN?

Iedere organisatie, klein of groot, maakt het wel mee. Klanten die niet of te laat betalen. Om dit te voorkomen, is het voor een organisatie belangrijk om goed debiteurenbeheer te onderhouden of tijdige incasso in te zetten. Deze oplossingen zijn niet alleen goed voor de liquiditeit maar ook voor het onderhouden van een goede klantrelatie. Ondanks dat ‘incasso’ een woord is dat veel mensen kennen, weet niet iedereen wat incasso en het bijbehorende traject precies inhouden.

Wat houdt incasso precies in?

Incasso is eigenlijk een soort machtiging waarbij een organisatie een andere instantie toestemming geeft om haar openstaande vorderingen te incasseren. In de meeste gevallen betreft dit een incassobureau. Organisaties die zelf te weinig tijd hebben of die zich vooral willen richten op hun core business, kunnen hun openstaande vorderingen uitbesteden. De debiteuren (niet betalende klanten) worden vervolgens door het incassobureau benaderd en er wordt geprobeerd om een betalingsregeling af te stemmen die uiteindelijk moet leiden tot een betaalde vordering.

Hoe ziet zo’n incassotraject er nu uit?

Het incassotraject is op te delen in twee fasen. De eerste fase wordt ook wel de minnelijke of buitengerechtelijke fase genoemd. Het uitgangspunt is dat in deze fase de vordering wordt geïncasseerd omdat er in deze fase geen rechter, deurwaarder of andere juridische partij bij moet worden gehaald.

Minnelijke fase

Voordat het incassoproces de minnelijke fase in gaat, wordt er een ingebrekestelling naar de B2B-klanten of WIK aanmaning (Wet Incasso Kosten) naar de B2C-klanten gestuurd. Hierin wordt de debiteur voor de laatste keer aangemaand om de openstaande vordering te voldoen zonder de bijkomende wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. In de minnelijke fase zal het incassobureau er vervolgens alles aan doen om met behulp van aanmaningen en telefoongesprekken de debiteur te laten betalen.

De incasso-sommatiebrief, inclusief wettelijke rente en de incassokosten, wordt verstuurd naar de debiteur. In de incassobrief staat vermeld om welke vordering het gaat, aan wie de debiteur het bedrag verschuldigd is, hoeveel van de vordering al is voldaan en welk bedrag aan wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten in rekening worden gebracht. Weigert de debiteur na de incassobrief en eerste belacties te betalen? Dan ontvangt de debiteur een tweede en eventueel derde incassobrief. In de laatste incassobrief wordt aangegeven dat bij uitblijven van de betaling een gerechtelijke procedure zal worden opgestart.

In de minnelijke fase kan er nog een betalingsafspraak worden gemaakt met de debiteur zodat de vordering bijvoorbeeld gespreid betaald kan worden. Is de vordering na de minnelijke fase nog niet betaald? Dan gaat het incassotraject over in de gerechtelijke fase.

Gerechtelijke fase

De tweede fase is de gerechtelijke fase. De debiteur heeft de vordering, ondanks meerdere berichtgevingen in de eerste (minnelijke) fase, nog niet betaald. Hierdoor wordt er vervolgens een juridische procedure in gang gezet.

De juridische fase start door het opstellen en versturen van een dagvaarding. In de dagvaarding wordt de debiteur opgeroepen om voor de rechter te verschijnen. In de dagvaarding staat om welke vordering het gaat, waarom de debiteur moet betalen en hoeveel schade de schuldeiser heeft geleden om de vordering te incasseren. Tevens wordt het verzoek om de proceskosten te betalen bij de debiteur gelegd.

De debiteur kan schriftelijk reageren op de dagvaarding door bij de rechter aan te geven waarom hij/zij van mening is dat de vordering niet betaald hoeft te worden. Vervolgens beoordeelt de rechter of de zaak een zitting vereist. Aan het eind van een procedure/zitting doet de rechter uitspraak. Deze uitspraak wordt vastgelegd in een eindvonnis. Het vonnis wordt schriftelijk aan beide partijen toegezonden en hoeven daardoor niet opnieuw naar de rechtbank te komen.

Executie

Betaalt de debiteur na de uitspraak van de rechter nog niet, dan volgt dwang betaling door beslaglegging of executie. Met het vonnis van de rechter kan je dus overgaan tot executie. Bij beslaglegging kan er beslag worden gelegd op loon, banksaldo of (on)roerende zaken. Leidt ook de beslaglegging niet tot betaling, dan gaat de deurwaarder over tot executieverkoop. Dat betekent, dat de deurwaarder namens de schuldeiser de in beslag genomen zaken in het openbaar verkoopt. Zo’n verkoop heeft alleen zin als de debiteur geld of andere bezittingen heeft, zoals bijvoorbeeld een auto of een eigen huis, die voldoende opbrengen om de vordering van de schuldeiser te betalen.

Hoe kan een incassotraject een organisatie helpen?

Wanbetaling door klanten kan in het ergste geval leiden tot faillissement. Het kost tijd en energie om klanten op de hoogte te brengen van openstaande rekeningen en ervoor te zorgen dat deze worden geïncasseerd. Als hier geen tijd of focus voor is, dan kan een incassobureau hierbij helpen.

Veel incassobureaus werken tegenwoordig op basis van het ‘No Cure No Pay’-principe. Dit houdt in dat er voor de dienstverlening geen kosten zijn verschuldigd indien blijkt dat bij een gebrek aan verhaalsmogelijkheden de vordering niet incasseerbaar is. De gemaakte kosten om de openstaande vordering te incasseren, zijn dan voor rekening van de debiteur (incassokosten). De debiteur is immers degene die in gebreke is gebleven. Daarnaast wordt er ook vaak gekozen voor een incasso-abonnement waarbij men meer krijgt dat alleen incassozaken. denk aan het debiteurenbeheer, juridische kennis en nog veel meer.

 

Incasso van BVCM

De incassostrategie van BVCM is altijd gericht op een persoonlijke en klantvriendelijke invordering. Daarmee behalen we maximale resultaten mét klantbehoud.

Onze hoogopgeleide professionals hebben veel ervaring in daadkrachtige, buitengerechtelijke incasso van vorderingen. Als herhaaldelijk betalingsverzoek niet tot het resultaat leidt, kan BVCM de benodigde juridische procedure voeren. BVCM heeft hiervoor gespecialiseerde juristen in huis. Zij kunnen u altijd een eerlijk en duidelijk advies over de verhaalbaarheid van de vordering geven.

Ook internationaal is BVCM u graag van dienst: onze native speaking incasso-accountmanagers incasseren zeer succesvol onbetaalde facturen in het buitenland.

Zes onduidelijkheden over de veertiendagenbrief

Zes onduidelijkheden over de veertiendagenbrief

Als ondernemer bent u waarschijnlijk reeds bekend met de veertiendagenbrief. Er wordt de afgelopen jaren veel over gepraat (door juristen) op het internet, diverse incassobureaus en deurwaarders verzenden hem en wellicht gebruikt u de brief zelf ook in uw debiteurenbeheer. Toch lijkt deze brief niet altijd even goed te werken en laat de betaling op zich wachten. In deze blog behandelen we vijf veelgestelde vragen over de wet- en regelgeving omtrent veertiendagenbrief.

Veertiendagenbrief in het kort

De veertiendagenbrief heeft in de praktijk inmiddels bijna even veel namen als de hoeveelheid dagen uw debiteur krijgt om te betalen: de slotsommatie, de WIK-brief (Wet Incassokosten), de ingebrekestelling, de laatste aanmaning, de incasso-waarschuwing, de 15-,16 of 14+2-dagenbrief of ‘de aanzegging’. De prevalerende juridische term is in dit geval de ingebrekestelling, doch zullen we in het kader van deze blog de brief de veertiendagenbrief blijven noemen.

De functie van deze brief is tweeledig: het beschermen van de consument tegen plotselinge en buitenproportionele incassokosten, alsmede het door de ondernemer toelaatbare druk uitoefenen op niet- of laat betalende debiteuren.

De kosten welke een crediteur (lees: de incasserende ondernemer) voor een incassotraject in rekening kan brengen bij zijn debiteur (lees: de (wan)betalende consument) zijn bij de wet geregeld. Met de veertiendagenbrief informeert u de klant over het aankomende incassotraject. U legt uit dat de debiteur de factuur binnen 14 dagen moet voldoen, voordat er incassokosten en (wettelijke) rente bij hem of haar in rekening gebracht zullen worden. Met de veertiendagenbrief wordt de debiteur derhalve in gebreke gesteld.

1. Geldt de veertiendagenbrief ook voor Business to Business (B2B)?

Ja en nee. In principe is het vereiste van de veertiendagenbrief niet van toepassing indien u zaken doet met bedrijven. De wet (art. 6:96 lid 4 BW voor de juristen onder ons) regelt namelijk dat buitengerechtelijke incassokosten reeds zijn verschuldigd vanaf de dag nadat de (afgesproken) betalingstermijn van de factuur is verlopen en deze niet is betaald. In de praktijk zal echter geen enkel crediteur het daadwerkelijk zo nauw nemen met deze bepaling, doch geeft het wellicht stof tot nadenken over uw eigen debiteurenbeheer.

Ter volledige juridische correctheid dienen wij wel kort de uitzondering op bovengenoemde regel te bespreken, namelijk de zogenoemde ‘reflexwerking’. Kort komt deze term er op neer dat zeer kleine ondernemers (voornamelijk eenmanszaken) onder bepaalde omstandigheden kunnen worden beschouwd als ‘consument’ en derhalve beroep kunnen doen op de bescherming welke de veertiendagenbrief aan consumenten biedt. Indien u deze partijen geen veertiendagenbrief stuurt, dan moet het incassobureau alsnog een veertiendagenbrief sturen.

2. Welke kosten moet ik benoemen?

In de veertiendagenbrief aan de debiteur specificeert u alle kosten. Dat betekent dat het niet volstaat om alleen te melden dat incassokosten berekend zullen worden; u dient uw debiteur te informeren over het factuurbedrag (X) dat u vordert en de daaraan corresponderende incassokosten (Y) dienen exact vermeld te worden in uw brief. De hoogte van incassokosten zijn afhankelijk van uw factuurbedrag. 

3. Is de termijn 14, 15 of 16 dagen voordat incassokosten berekend mogen worden? 

Officieel geldt de regel dat de debiteur 14 dagen uitstel van betaling krijgt, oftewel 14 dagen respijt, ingaande de dag nadat hij de aanmaning heeft ontvangen. Dit staat in de wet geregeld in artikel 6:96 lid 6 BW. Het is in dit kader belangrijk om rekening te houden met de verwerkingstijd en daadwerkelijke verzending van de veertiendagenbrief.

Om recht te hebben op een vergoeding van uw incassokosten dient uw debiteur namelijk ook daadwerkelijk 14 dagen de tijd hebben gehad om uw factuur zonder bijkomende kosten te betalen; bij een reguliere “14 dagen na dagtekening”-termijn zal de rechter uitgaan van het feit dat de debiteur in de praktijk slechts 12 dagen de tijd heeft gehad om te betalen en zal uw vordering voor een vergoeding van de incassokosten worden afgewezen.

Ons kantoor hanteert momenteel de volgende zinssnede in haar veertiendagenbrief: (…) “vijftien dagen na bezorging van deze brief” (…). Daarnaast wacht het Rechtelijk Invorderings Bureau  circa 16 tot 20 dagen alvorens de volgende stap – namelijk het daadwerkelijk in rekening brengen van de incassokosten – wordt genomen. Neem contact met ons kantoor op voor een voorbeeld-template van een juridisch correcte veertiendagenbrief.

4. Mag ik de veertiendagenbrief digitaal verzenden?

Jazeker, dit mag. Het is toegestaan om uw aanmaningstraject te digitaliseren, ook de veertiendagenbrief! Als vuistregel wordt gehanteerd dat, indien door de beoogde ontvanger is aangegeven dat hij op een bepaald e-mailadres bereikbaar is, de verzender er van uit mag gaan dat e-mails naar dat adres door de beoogde ontvanger ook daadwerkelijk worden ontvangen; ook indien een SPAM-filter deze tegenhoudt. Dit heeft wel de keerzijde dat – indien al uw overige communicatie via de post is gegaan – het problemen kan opleveren indien u uw veertiendagenbrief uitsluitend via de e-mail heeft gezonden; de e-mail is in dat kader geen regulier communicatiekanaal en uw digitale veertiendagenbrief kan in dat geval mogelijk worden afgewezen.

Het Rechtelijk Invorderings Bureau adviseert in gevallen waarbij zowel het e-mailadres alsmede het postadres bekend zijn, deze beide adressen aan te schrijven met dezelfde veertiendagenbrief. In dat kader dient uw vordering wel zodanig hoog te zijn dat deze het versturen van een brief rechtvaardigt; een vordering van € 2,50 maakt het versturen van een brief immers niet rendabel. 

5. Mag ik administratiekosten rekenen?

Veel bedrijven rekenen administratiekosten, maar dat mag niet zonder meer; ook niet als het in de algemene voorwaarden staat vermeld. Deze kosten worden namelijk door de wetgever beschouwd als incassokosten en dienen dan ook worden aangezegd conform de wijze zoals hierboven besproken. Eerdere dossier- of aanmaningskosten komen dan ook te vervallen met de veertiendagenbrief en deze worden vervangen door de buitengerechtelijke incassokosten.

Dat gezegd hebbende, zijn er momenteel diverse bedrijven – voornamelijk facturatiemaatschappijen – welke experimenteren met administratiekosten ná de veertiendagenbrief. Deze bedrijven rekenen – ondanks het feit dat ze recht hebben op een volledige vergoeding van de incassokosten – vaak een percentage van de incassokosten als administratiekosten. Een bedrag van € 40,- incassokosten wordt in dat geval plots € 15,- administratiekosten, bij het uitblijven van de betaling vervolgens € 30,- administratiekosten, om vervolgens alsnog te eindigen in € 40,- incassokosten. Zolang deze kosten niet worden gestapeld – en derhalve hoger worden dan de wettelijk toegestane vergoeding – acht RIB Incasso deze werkwijze in lijn met de meest recente Nederlandse rechtspraak.

Het Rechtelijk Invorderings Bureau adviseert dan ook om altijd uw algemene voorwaarden te controleren op overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving. Als deze na 1 juli 2012 niet meer gecontroleerd zijn, bestaat een aanmerkelijke kans dat deze onjuistheden bevat. Neem contact op met ons kantoor voor een vrijblijvende offerte voor het aanpassen – of wellicht een gehele facelift – van uw algemene voorwaarden.

6. Aangetekend opsturen / Mailen 

In deze tijd waarin correspondentie en documenten steeds vaker digitaal verzonden worden is het belangrijker dan ooit om te weten of en wanneer een emailbericht door de bedoelde ontvanger geaccepteerd is, én dat er onomstotelijk bewijs van dit feit geleverd kan worden. En dat is waar ZekerMailen sterk in is: het gevalideerd afleveren van emails en bijlagen met vastlegging van iedere stap in het verzendproces, het aanleveren van een gedocumenteerd bewijs van aflevering, en het gedurende 7 jaar bewaren van de audit trial en de bewijsstukken.

Maatschappelijk verantwoord incasseren in een notendop

Maatschappelijk verantwoord incasseren in een notendop

Naar schatting hebben bijna 1,4 miljoen Nederlandse huishoudens problematische schulden of een risico daarop. Hiervan zijn slechts 200.000 mensen bekend bij gemeenten en schuldhulporganisaties. Schulden zorgen voor stress en problemen.

Wat is Maatschappelijk Verantwoord Incasseren?
Het Rechtelijk Invorderings Bureau wilt, door middel van een sociaal incassobeleid, extra kosten voor een debiteur zoveel mogelijk beperken en eventuele gerechtelijke procedures voorkomen. Op deze verantwoorde wijze wordt de vordering alsnog geïncasseerd en wordt de debiteur geholpen met zijn/haar schuldproblematieken en de zelfredzaamheid.

Hoe wilt het Rechtelijk Invorderings Bureau Maatschappelijk Verantwoord Incasseren realiseren?
RIB is erop gericht om voor iedereen begrijpelijke taal te hanteren, door samen met de debiteur realistische en haalbare betalingsregelingen te treffen en het oplossen van schulden op een proactieve manier door vroegsignalering. Hierdoor bied je een debiteur meer mentale rust en een structurele oplossing voor de schulden.

Wat is vroegsignalering?
Debiteuren die schuldenproblematieken ervaren, reageren vaak niet op contactverzoeken. Dit zou al een signaal moeten afgeven. Indien een debiteur aangeeft dat hij/zij niet kan betalen/rondkomen, betekent vaak dat de financiën niet op orde zijn. Tenslotte komt het helaas voor dat debiteuren niet alleen één openstaande vordering hebben maar vaak meerdere vorderingen bij schuldeisers.
RIB is gespecialiseerd in het herkennen van dergelijke signalen.

Wat wilt het Rechtelijk Invorderings Bureau bereiken?
De ondernemer achter de ondernemer is ons motto. Dit blijkt uit het volgende:
Het Rechtelijk invorderings bureau heeft de regie in handen gedurende het incassoproces daar wij bepalen op welke manier wij onze vorderingen voor onze opdrachtgevers incasseren: sociaal verantwoord of via de harde aanpak. In een ideale situatie wordt het sociaal incasseren voor alle betrokken partijen een landelijke aanpak. Commercieel is dit uiteraard gunstig, hierdoor creëren wij namelijk klantbehoud en klaarblijkelijke loyaliteit naar onze opdrachtgevers.