Als ondernemer bent u waarschijnlijk reeds bekend met de veertiendagenbrief. Er wordt de afgelopen jaren veel over gepraat (door juristen) op het internet, diverse incassobureaus en deurwaarders verzenden hem en wellicht gebruikt u de brief zelf ook in uw debiteurenbeheer. Toch lijkt deze brief niet altijd even goed te werken en laat de betaling op zich wachten. In deze blog behandelen we vijf veelgestelde vragen over de wet- en regelgeving omtrent veertiendagenbrief.
Veertiendagenbrief in het kort
De veertiendagenbrief heeft in de praktijk inmiddels bijna even veel namen als de hoeveelheid dagen uw debiteur krijgt om te betalen: de slotsommatie, de WIK-brief (Wet Incassokosten), de ingebrekestelling, de laatste aanmaning, de incasso-waarschuwing, de 15-,16 of 14+2-dagenbrief of ‘de aanzegging’. De prevalerende juridische term is in dit geval de ingebrekestelling, doch zullen we in het kader van deze blog de brief de veertiendagenbrief blijven noemen.
De functie van deze brief is tweeledig: het beschermen van de consument tegen plotselinge en buitenproportionele incassokosten, alsmede het door de ondernemer toelaatbare druk uitoefenen op niet- of laat betalende debiteuren.
De kosten welke een crediteur (lees: de incasserende ondernemer) voor een incassotraject in rekening kan brengen bij zijn debiteur (lees: de (wan)betalende consument) zijn bij de wet geregeld. Met de veertiendagenbrief informeert u de klant over het aankomende incassotraject. U legt uit dat de debiteur de factuur binnen 14 dagen moet voldoen, voordat er incassokosten en (wettelijke) rente bij hem of haar in rekening gebracht zullen worden. Met de veertiendagenbrief wordt de debiteur derhalve in gebreke gesteld.
1. Geldt de veertiendagenbrief ook voor Business to Business (B2B)?
Ja en nee. In principe is het vereiste van de veertiendagenbrief niet van toepassing indien u zaken doet met bedrijven. De wet (art. 6:96 lid 4 BW voor de juristen onder ons) regelt namelijk dat buitengerechtelijke incassokosten reeds zijn verschuldigd vanaf de dag nadat de (afgesproken) betalingstermijn van de factuur is verlopen en deze niet is betaald. In de praktijk zal echter geen enkel crediteur het daadwerkelijk zo nauw nemen met deze bepaling, doch geeft het wellicht stof tot nadenken over uw eigen debiteurenbeheer.
Ter volledige juridische correctheid dienen wij wel kort de uitzondering op bovengenoemde regel te bespreken, namelijk de zogenoemde ‘reflexwerking’. Kort komt deze term er op neer dat zeer kleine ondernemers (voornamelijk eenmanszaken) onder bepaalde omstandigheden kunnen worden beschouwd als ‘consument’ en derhalve beroep kunnen doen op de bescherming welke de veertiendagenbrief aan consumenten biedt. Indien u deze partijen geen veertiendagenbrief stuurt, dan moet het incassobureau alsnog een veertiendagenbrief sturen.
2. Welke kosten moet ik benoemen?
In de veertiendagenbrief aan de debiteur specificeert u alle kosten. Dat betekent dat het niet volstaat om alleen te melden dat incassokosten berekend zullen worden; u dient uw debiteur te informeren over het factuurbedrag (X) dat u vordert en de daaraan corresponderende incassokosten (Y) dienen exact vermeld te worden in uw brief. De hoogte van incassokosten zijn afhankelijk van uw factuurbedrag.
3. Is de termijn 14, 15 of 16 dagen voordat incassokosten berekend mogen worden?
Officieel geldt de regel dat de debiteur 14 dagen uitstel van betaling krijgt, oftewel 14 dagen respijt, ingaande de dag nadat hij de aanmaning heeft ontvangen. Dit staat in de wet geregeld in artikel 6:96 lid 6 BW. Het is in dit kader belangrijk om rekening te houden met de verwerkingstijd en daadwerkelijke verzending van de veertiendagenbrief.
Om recht te hebben op een vergoeding van uw incassokosten dient uw debiteur namelijk ook daadwerkelijk 14 dagen de tijd hebben gehad om uw factuur zonder bijkomende kosten te betalen; bij een reguliere “14 dagen na dagtekening”-termijn zal de rechter uitgaan van het feit dat de debiteur in de praktijk slechts 12 dagen de tijd heeft gehad om te betalen en zal uw vordering voor een vergoeding van de incassokosten worden afgewezen.
Ons kantoor hanteert momenteel de volgende zinssnede in haar veertiendagenbrief: (…) “vijftien dagen na bezorging van deze brief” (…). Daarnaast wacht het Rechtelijk Invorderings Bureau circa 16 tot 20 dagen alvorens de volgende stap – namelijk het daadwerkelijk in rekening brengen van de incassokosten – wordt genomen. Neem contact met ons kantoor op voor een voorbeeld-template van een juridisch correcte veertiendagenbrief.
4. Mag ik de veertiendagenbrief digitaal verzenden?
Jazeker, dit mag. Het is toegestaan om uw aanmaningstraject te digitaliseren, ook de veertiendagenbrief! Als vuistregel wordt gehanteerd dat, indien door de beoogde ontvanger is aangegeven dat hij op een bepaald e-mailadres bereikbaar is, de verzender er van uit mag gaan dat e-mails naar dat adres door de beoogde ontvanger ook daadwerkelijk worden ontvangen; ook indien een SPAM-filter deze tegenhoudt. Dit heeft wel de keerzijde dat – indien al uw overige communicatie via de post is gegaan – het problemen kan opleveren indien u uw veertiendagenbrief uitsluitend via de e-mail heeft gezonden; de e-mail is in dat kader geen regulier communicatiekanaal en uw digitale veertiendagenbrief kan in dat geval mogelijk worden afgewezen.
Het Rechtelijk Invorderings Bureau adviseert in gevallen waarbij zowel het e-mailadres alsmede het postadres bekend zijn, deze beide adressen aan te schrijven met dezelfde veertiendagenbrief. In dat kader dient uw vordering wel zodanig hoog te zijn dat deze het versturen van een brief rechtvaardigt; een vordering van € 2,50 maakt het versturen van een brief immers niet rendabel.
5. Mag ik administratiekosten rekenen?
Veel bedrijven rekenen administratiekosten, maar dat mag niet zonder meer; ook niet als het in de algemene voorwaarden staat vermeld. Deze kosten worden namelijk door de wetgever beschouwd als incassokosten en dienen dan ook worden aangezegd conform de wijze zoals hierboven besproken. Eerdere dossier- of aanmaningskosten komen dan ook te vervallen met de veertiendagenbrief en deze worden vervangen door de buitengerechtelijke incassokosten.
Dat gezegd hebbende, zijn er momenteel diverse bedrijven – voornamelijk facturatiemaatschappijen – welke experimenteren met administratiekosten ná de veertiendagenbrief. Deze bedrijven rekenen – ondanks het feit dat ze recht hebben op een volledige vergoeding van de incassokosten – vaak een percentage van de incassokosten als administratiekosten. Een bedrag van € 40,- incassokosten wordt in dat geval plots € 15,- administratiekosten, bij het uitblijven van de betaling vervolgens € 30,- administratiekosten, om vervolgens alsnog te eindigen in € 40,- incassokosten. Zolang deze kosten niet worden gestapeld – en derhalve hoger worden dan de wettelijk toegestane vergoeding – acht RIB Incasso deze werkwijze in lijn met de meest recente Nederlandse rechtspraak.
Het Rechtelijk Invorderings Bureau adviseert dan ook om altijd uw algemene voorwaarden te controleren op overeenstemming met de huidige wet- en regelgeving. Als deze na 1 juli 2012 niet meer gecontroleerd zijn, bestaat een aanmerkelijke kans dat deze onjuistheden bevat. Neem contact op met ons kantoor voor een vrijblijvende offerte voor het aanpassen – of wellicht een gehele facelift – van uw algemene voorwaarden.
6. Aangetekend opsturen / Mailen
In deze tijd waarin correspondentie en documenten steeds vaker digitaal verzonden worden is het belangrijker dan ooit om te weten of en wanneer een emailbericht door de bedoelde ontvanger geaccepteerd is, én dat er onomstotelijk bewijs van dit feit geleverd kan worden. En dat is waar ZekerMailen sterk in is: het gevalideerd afleveren van emails en bijlagen met vastlegging van iedere stap in het verzendproces, het aanleveren van een gedocumenteerd bewijs van aflevering, en het gedurende 7 jaar bewaren van de audit trial en de bewijsstukken.