Debiteuren zijn kortgezegd klanten die u nog moeten betalen. In juridisch jargon wordt een debiteur ook wel een schuldenaar genoemd.
Een belangrijk onderdeel van goed debiteurenbeheer is het versturen van aanmaningen. Allereerst moet een aanmaning (bij particuliere klanten) voldoen aan wettelijke eisen, voordat u een incassobureau in kunt schakelen. Daarnaast kan een goede aanmaning uw debiteur sneller laten betalen.
Als u een incassotraject wilt starten moet u particuliere klanten altijd een laatste aanmaning sturen. Met deze zogenaamde 14-dagenbrief of WIK-brief geeft u uw debiteur nog 14 dagen de tijd om het openstaande bedrag te betalen (zonder bijkomende incassokosten). In deze aanmaning moet in ieder geval het volgende staan:
- Dat de uiterste betalingstermijn is verstreken
- Dat de klant nog 14 dagen heeft om het bedrag te voldoen
- Dat u de zaak anders uit handen geeft aan een incassobureau als RIB Incasso
- Hoe hoog de incassokosten in dat geval zijn
Er gelden verder geen wettelijke vereisten aan een aanmaning. Toch zijn er nog een aantal punten die belangrijk zijn te vermelden in de brief:
- Het factuurnummer
- De vervaldatum
- Het verschuldigde bedrag
- Klant- en ordernummer (als deze van toepassing zijn)
Wanneer uw debiteur failliet gaat, zult u zich moeten wenden tot de curator. Dit is degene die het faillissement afhandelt en de schuldeisers uit de failliete boedel probeert uit te betalen. Partijen als de Belastingdienst hebben hierbij echter voorrang.
Om het risico dat u in zee gaat met een bedrijf dat op de fles gaat te verminderen, kunt u de financiële situatie van uw debiteur laten onderzoeken. Zo weet u voordat u een overeenkomst sluit hoe de afnemer van uw diensten of goederen er financieel voorstaat.
Een eigendomsvoorbehoud is een beding in de verkoopvoorwaarden. Het betekent dat de eigendom van een product dat u op rekening levert, pas op de nieuwe eigenaar overgaat als het aankoopbedrag is voldaan.
Zonder eigendomsvoorbehoud is dat niet het geval. Zodra de spullen geleverd zijn, is uw klant wettelijk gezien de eigenaar van deze goederen. Als uw afnemer failliet gaat voordat hij betaald heeft, kunt u uw spullen daardoor niet meer zomaar terughalen.
Met een eigendomsvoorbehoud kunt u niet betaald goederen die u geleverd heeft, wel weer opeisen als uw klant niet betaalt of failliet gaat.
